Vertrags- und Stornierungsbedingungen für Veranstaltungen „Am Felsen“
§1 Geltungsbereich
Diese Vertragsbedingungen gelten ausschließlich für geschlossene Veranstaltungen (Hochzeiten, Jugendweihen, Geburtstagsfeiern, Firmenfeiern, Familientreffen etc.) bei denen die Pension bzw. das Gästehaus „Am Felsen“ vollständig gebucht wird.
Diese Regelungen gelten nicht für normale Zimmerbuchungen. Für reguläre Übernachtungsgäste gelten die Stornierungsbedingungen für Pension & Gästehaus.
§2 Leistungsumfang und Gesamtpaket
Was ist im Veranstaltungspaket enthalten?
Veranstaltungen werden bei uns als Gesamtpaket durchgeführt und umfassen:
- Vollständige Exklusivbuchung der Pension bzw. des Gästehauses für Ihre Gesellschaft
- Alle gebuchten Zimmer für die Übernachtung Ihrer Gäste
- Gastronomische Versorgung (Buffets, Menüs, Kaffeetafeln) ausschließlich durch unsere Küche
- Nutzung aller Veranstaltungsräume: Großer Gastraum, Kaminzimmer, Restaurantbereich, Terrasse
- Veranstaltungstechnik: Lautsprecher, Beamer mit Leinwand, Licht- und Nebelanlage
- Servicepersonal für die gesamte Veranstaltung
- Dekoration nach Ihren Wünschen (nach Absprache)
Wichtig zu wissen:
• Externe Catering- oder Bewirtungsleistungen sind ausgeschlossen
Ausnahmen (z. B. selbstgewählte Hochzeitstorte) bedürfen der vorherigen schriftlichen Vereinbarung.
• Getränke werden verbrauchsabhängig abgerechnet
Pauschalabrechnungen für Getränke bieten wir nicht an.
• Mindestteilnehmerzahl und Zimmerkontingent
werden individuell im Angebot festgelegt und sind Vertragsbestandteil.
§3 Preisgestaltung
Die Preise für Veranstaltungen setzen sich zusammen aus:
- Personenpauschalen für gastronomische Leistungen
Je nach gewähltem Menü/Buffet (Brunch, Mittag, Abend, Kaffeetafel) - Zimmerpreise
Für die gebuchten Übernachtungen Ihrer Gäste - Zusatzleistungen
Nach Vereinbarung (z. B. erweiterte Dekoration, Sonderwünsche)
Individuelle Angebote erstellen wir gern nach Ihren Wünschen.
Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot.
§4 Buchung und Anzahlung
(1) Zustandekommen des Vertrags
- Sie senden uns eine Veranstaltungsanfrage mit Ihren Wünschen
- Wir erstellen ein individuelles Angebot für Sie
- Der Vertrag kommt verbindlich zustande, wenn Sie unser Angebot schriftlich (auch per E-Mail) annehmen
(2) Anzahlung
30 % des vereinbarten Gesamtpreises sind bei Vertragsabschluss fällig.
Die Anzahlung ist nicht erstattungsfähig und wird bei Stornierung entsprechend der Stornobedingungen verrechnet.
(3) Restzahlung
Der Restbetrag ist 7 Tage vor der Veranstaltung fällig.
§5 Stornierungsbedingungen für Veranstaltungen
Gestaffelte Stornogebühren
Bei Rücktritt vom Veranstaltungsvertrag berechnen wir folgende pauschalierten Ausfallkosten vom gesamten Veranstaltungspreis (inklusive Gastronomie, Zimmer, Technik und vereinbarte Zusatzleistungen):
| Zeitraum vor Veranstaltung | Stornogebühr |
|---|---|
| Bis 90 Tage vorher | Kostenfrei |
| 89–60 Tage vorher | 30 % des Gesamtpreises |
| 59–30 Tage vorher | 50 % des Gesamtpreises |
| 29–14 Tage vorher | 70 % des Gesamtpreises |
| 13 Tage oder weniger / Nichterscheinen | 100 % des Gesamtpreises |
Wichtige Hinweise:
• Reduzierung der Gästezahl oder Zimmeranzahl nach Ablauf der vereinbarten Fristen gilt als Teilstornierung und wird anteilig nach obiger Staffelung berechnet.
• Verbindliche Gäste- und Zimmerliste muss 14 Tage vor der Veranstaltung vorliegen. Danach ist keine kostenfreie Reduzierung mehr möglich.
• Die Stornierung muss schriftlich erfolgen (E-Mail ausreichend). Maßgeblich ist das Eingangsdatum bei uns.
§6 Höhere Gewalt und außergewöhnliche Umstände
(1) Rücktritt aus wichtigem Grund
In Fällen von höherer Gewalt (z. B. behördliche Veranstaltungsverbote, Naturkatastrophen) oder unverschuldeten Notfällen (schwere Erkrankung, Todesfall im engsten Familienkreis) können wir nach Vorlage geeigneter Nachweise (ärztliches Attest, Sterbeurkunde) auf Stornogebühren verzichten oder diese reduzieren.
Ein Rechtsanspruch besteht nicht. Wir prüfen jeden Einzelfall kulant und individuell.
(2) Rücktritt durch den Gastgeber
Die Pension „Am Felsen“ ist berechtigt, bei unvorhersehbaren Betriebsstörungen, höherer Gewalt oder Nichtverfügbarkeit vom Vertrag zurückzutreten. In diesem Fall werden bereits geleistete Zahlungen vollständig zurückerstattet. Weitergehende Ansprüche bestehen nicht.
§7 Umbuchungen
Einmalige kostenfreie Umbuchung auf einen anderen Termin ist bis 90 Tage vor der Veranstaltung möglich – vorbehaltlich Verfügbarkeit.
Spätere Umbuchungen gelten als Stornierung mit Neubuchung und unterliegen den oben genannten Stornogebühren.
Empfehlung: Veranstaltungsausfallversicherung
Wir empfehlen dringend den Abschluss einer Veranstaltungs- bzw. Eventausfallversicherung, um sich gegen unvorhergesehene Ereignisse abzusichern (Krankheit, Unwetter, behördliche Auflagen etc.).
§8 Haftung und Verantwortlichkeiten
(1) Fester Ansprechpartner erforderlich
Für Planung, Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung ist ein fester Ansprechpartner aus Ihrem Kreis erforderlich. Dieser koordiniert mit uns alle Details. Falls kein eigener Koordinator benannt wird, übernehmen wir diese Aufgabe nach Absprache gern gegen eine Servicegebühr.
(2) Haftung für mitgebrachte Gegenstände
Für mitgebrachte Dekoration, Geschenke, persönliche Gegenstände oder technisches Equipment übernehmen wir keine Haftung. Wir empfehlen eine entsprechende Versicherung.
(3) Verkehrssicherungspflicht der Gäste
Der Veranstalter bzw. der benannte Ansprechpartner ist verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass alle Gäste sich an die Hausordnung halten und keine Beschädigungen verursachen.
§9 Zahlungsmodalitäten
- Anzahlung (30 %): bei Vertragsabschluss
- Restzahlung (70 %): 7 Tage vor Veranstaltung
- Getränkeabrechnung: verbrauchsabhängig nach der Veranstaltung
Zahlungen erfolgen per Überweisung auf das im Angebot angegebene Konto.
§10 Widerrufsrecht bei Fernabsatzverträgen
Wird der Vertrag außerhalb unserer Geschäftsräume geschlossen (z. B. telefonisch, per E-Mail, über die Website), steht Ihnen ein gesetzliches Widerrufsrecht von 14 Tagen zu.
Wichtig: Das Widerrufsrecht erlischt, wenn die Veranstaltung vor Ablauf der Widerrufsfrist stattfindet und Sie ausdrücklich zugestimmt haben, dass wir bereits vor Ende der Widerrufsfrist mit der Leistung beginnen.
Eine vollständige Widerrufsbelehrung erhalten Sie mit Ihrem individuellen Angebot.
§11 Gerichtsstand und anwendbares Recht
Es gilt deutsches Recht.
Sofern Sie Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen sind, wird als Gerichtsstand der Sitz der Pension „Am Felsen“ (Oberharz am Brocken) vereinbart.
§12 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vertragsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Regelung gilt als durch eine solche ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
§13 Datenschutz
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Haben Sie Fragen?
Wir beraten Sie gern persönlich zu allen Vertrags- und Preisfragen rund um Ihre Veranstaltung.
Kontaktieren Sie uns.
Für reguläre Übernachtungsbuchungen (ohne Veranstaltung) gelten separate Bedingungen: Stornierungsbedingungen für Pension & Gästehaus
Stand der Stornierungsbedingungen: 04.01.2026